logo
Als startpagina
Zoek dienst / product
 
Home Nieuws Entertainment

Business

Carriere Geld ICT Auto Wonen Reizen Lifestyle Fun Culinair Sitemap
auto
Auto

Jobs


Immo


Weer

Dating

Lenen

Reizen


Games

windows dedicated server hosting by COMBELL
 JOBS & CARRIERE
Startpagina
Artikels
Opleidingen
StepStone jobs
Links
 CHANNELS
Actualiteit
Entertainment
Ondernemen
Auto & Mobiliteit
Financieel & Geld
ICT & Internet
Immo & Wonen
Jobs & Carrière
GSM & Telecom
Reizen & Vakantie
Lifestyle & Gezond.
Gastronomie
Games & Fun
Zoekertjes
Links

 
  ARTIKELS - DETAIL
Hoe houd je een efficiŽnte vergadering?

De meeste bedrijven besteden heel wat tijd en geld aan vergaderingen. Toch gebeurt het meer dan eens dat deze meetings niet echt efficiŽnt zijn. We geven alvast enkele tips om er voor te zorgen dat je vergadering de nodige resultaten oplevert.

Waarom vergaderen?
Een vergadering mag geen gewoonte zijn. Het is dan ook de bedoeling dat er een meeting georganiseerd wordt omdat:

  • men belangrijke informatie (zakencijfer, nakende ontslagen...) wenst te verspreiden.
  • er over een bepaalde kwestie of probleem besluiten moeten genomen worden.
  • men opinies of inzichten over een (nieuw) thema wil bekomen.
  • men oplossingen wil bekomen voor een specifiek probleem.
  • er nieuwe taken worden toebedeeld binnen het bedrijf.
  • ...

Er ligt (liggen) dus altijd een of meerdere thema('s) aan de basis van een vergadering. De bedoeling van deze meeting ligt er nu net in om dit thema of elementen van dit thema aan te snijden. Zo kan men uiteindelijk komen tot een actieplan.

Voorbereiding van een vergadering
In de voorbereiding van een vergadering kruipt al snel heel wat tijd en energie. Toch is een goede voorbereiding onontbeerlijk voor een vlot verlopende en efficiŽnte vergadering.

Hierbij is een cruciale rol weggelegd voor een agenda. Op deze agenda worden de punten geplaatst die het bedrijf tijdens de vergadering aan bod wil laten komen. Om een idee te krijgen van de duur van een vergadering kan je per agendapunt dat aan bod moet komen een bepaalde tijdsduur bijvoegen. Weet je aan de hand van de te behandelen agendapunten dat het een lange vergadering zal worden? Splits deze dan uit in twee meetings.

Naast agendapunten dien je ook een lijst op te stellen wie de vergadering zal bijwonen. Hou deze lijst zo kort mogelijk. Al te vaak zorgen (te) veel deelnemende personen er voor dat de vergadering minder vlot verloopt of te lang aansleept. Selecteer dan ook enkel deze personen die een bijdrage kunnen leveren aan de specifieke agendapunten. 

Let er bovendien op dat deze personen zich niet laten vervangen door collega's die minder kennis ter zake hebben. Hun inbreng zal hierdoor heel wat kleiner zijn wat het verloop van de vergadering niet echt ten goede komt. Bovendien hebben deze 'vervangers' ook niet zo veel aan deze vergadering.

Verstuur de uitnodigingen voor de vergadering op tijd door. Zo heb je een kijk op hoeveel personen de vergadering zullen bijwonen.

Zorg voor een goede en rustige vergaderruimte. Ga na of er voldoende plaats en aansluitmogelijkheden beschikbaar zijn indien je tijdens de vergadering technische instrumenten (projector, laptop, televisie...) wil gebruiken. 

Bestel vooraf de nodige drank en hapjes die tijdens de vergadering genuttigd zullen worden.

Tijdens de vergadering
Het is gebruikelijk dat ťťn persoon de vergadering opent en in goede banen leidt. Deze voorzitter houdt zich bezig met:

  • het tijdsverloop van de vergadering: vermijd daarbij (te) lange vergaderingen. Las, indien nodig, meerdere pauzes in. Hou je aan de agendapunten en zorg dat men niet (te veel) van deze punten afwijkt. 
  • welke persoon wanneer aan het woord komt: hou daarbij rekening met de specifieke agendapunten.

Het is tijdens een vergadering heel belangrijk dat er discipline heerst. Wanneer meerdere personen door elkaar praten, zal de vergadering niet het gewenste resultaat opleveren. Zorg er bovendien voor dat de vergadering niet te saai is. Dit kan verholpen worden door interactiviteit en technische hulpmiddeltjes.

Zorg dat de vergadering niet verstoord wordt. Schakel telefoons en mobieltjes desnoods uit.

Tijdens de vergadering dienen de behandelde agendapunten genoteerd te worden. Aan de hand van deze notities kan er achteraf een verslag geschreven worden.  

Rond de meeting af door tot een of meerdere conclusies te komen.

Na de vergadering
Een vergadering is pas succesvol als er effectief acties uit voortvloeien. Deze acties zijn er op gericht om de behandelde agendapunten te veranderen of te optimaliseren. Het is daarbij de bedoeling dat iedereen het verslag (en eventuele actiepunten) van de vergadering ontvangt.

Bron - NetOnline Redactie - Geplaatst op: 12/4/2007
© 2007 - NetOnline.be. Geen enkel artikel mag overgenomen worden zonder toestemming van NetOnline.be.

Meer artikels omtrent jobs en carriere
Dit artikel aanbevelen aan een vriend, kennis ?
NetOnline kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de inhoud van derde websites en voor de inhoud van website waarnaar het linkt.
 
 TOOLS & ZOEKEN
Jobs
StepStone.be biedt je het grootste aanbod kwalitatieve jobs !
Opleidingen
Zoek een geschikte opleiding in uw buurt via het online zoekformulier op NetOnline.
Artikels & Dossiers
Ontdek interessante artikels en dossiers i.v.m. werken en de werkvloer.
Interessante links
Ontdek de meest interessante links i.v.m. werken, jobs, opleidingen, scholing,...
© NetOnline 2011 - Privacy policy | Disclaimer | Hosting by COMBELL | Adverteren | Contact | Sitemap
beste www-sites:a- b- c- d- e- f- g- h- i- j- k- l- m- n- o- p- q- r- s- t- u- v- w- x- y z